Unternehmer sind verpflichtet, ihren Geschäftspartnern Rechnungen über ihre getätigten Lieferungen und sonstigen Leistungen zu erstellen. Die erforderlichen Rechnungsangaben sind in § 14 Abs. 4 UStG aufgelistet, wobei für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (brutto) Erleichterungen gelten (s. § 33 UStDV). Fehlen vorgeschriebene Rechnungsangaben, ist beim Leistungsempfänger der Vorsteuerabzug ausgeschlossen.
In der Praxis bestehen häufig Unsicherheiten bezüglich der Rechnungsanforderung “handelsübliche Bezeichnung” der gelieferten Gegenstände oder “Art und Umfang” der erbrachten sonstigen Leistung. Die Finanzverwaltung hat die Anforderung präzisiert und an die neuere Rechtsprechung angepasst.
Nach Auffassung des Bundesfinanzhofs sind keine allgemeingültigen Aussagen möglich, wann eine Bezeichnung als “handelsüblich” angesehen werden kann und wann nicht. Vielmehr muss dies nach den Umständen des Einzelfalls entschieden werden. “Handelsüblich” ist eine Bezeichnung dann, wenn sie unter Berücksichtigung von Handelsstufe, Art und Inhalt der Lieferungen den Erfordernissen von Kaufleuten genügt und von Unternehmern in den entsprechenden Geschäftskreisen allgemein (d. h. nicht nur gelegentlich) verwendet wird.
Die Finanzverwaltung unterscheidet für den Vorsteuerabzug hinsichtlich der Genauigkeit der Bezeichnung zwischen hochpreisigen Waren mit höheren Anforderungen und Artikeln im Niedrigpreissegment, allerdings ohne detaillierte Beispiele oder Wertgrenzen anzugeben.
Für die Beschreibung von sonstigen Leistungen gilt Ähnliches. Angaben wie “Bauarbeiten”, “Beratungsleistungen” oder “Reinigungsarbeiten” sind unzureichend.
Zur Präzisierung der getätigten Leistungen kann in der Rechnung auf andere Dokumente (z. B. Lieferschein oder Auftragsbestätigung) verwiesen werden. Wichtig ist, dass sich die erbrachte Leistung eindeutig und leicht nachprüfen lässt und dass auch ausgeschlossen werden kann, dass eine Leistung mehrfach abgerechnet wird.