Die Ausstellung einer Rechnung durch einen Unternehmer für eine erbrachte Leistung ist aus steuerlichen Gründen u. a. dann vorgeschrieben, wenn die Leistung für einen Unternehmer erbracht wird und nicht nach § 4 Nr. 8 bis Nr. 29 UStG steuerfrei ist (vgl. § 14 Abs. 2 Nr. 2 UStG).
Für den Leistungsempfänger ist der Erhalt der Rechnung Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Bisher muss die Rechnung regelmäßig in Papierform ausgestellt werden oder kann – mit Zustimmung des Leistungsempfängers – elektronisch übermittelt werden (§ 14 Abs. 1 Satz 7 UStG).
Ab 2025 wird jedoch die Ausstellung von elektronischen Rechnungen bei Umsätzen zwischen zwei inländischen Unternehmern (sog. B2B-Umsätze) verpflichtend (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Da eine elektronische Rechnung ein strukturiertes elektronisches Format aufweisen und eine Extraktion der erforderlichen Rechnungsangaben ermöglichen muss, reicht eine als PDF gescannte Papierrechnung dafür nicht aus.
Es sind allerdings Übergangsregelungen vorgesehen:
- Für bis zum 31.12.2026 ausgeführte Umsätze können noch Rechnungen weiter auf Papier oder – mit Zustimmung des Rechnungsempfängers – in einem elektronischen Format übermittelt werden, das den neuen gesetzlichen Ansprüchen nicht entspricht (also z. B. einfaches PDF-Format, § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG).
- Die Übergangsregelung gilt für bis zum 31.12.2027 ausgeführte Umsätze weiter, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Jahr 800.000,00 Euro nicht übersteigt (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG).
- Vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers sind Rechnungen in einem bisher zulässigen Datenaustauschverfahren (EDI) für Umsätze bis zum 31.12.2027 weiter zulässig (vgl. § 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG).
Die Übergangsregelungen gelten ausschließlich für das Ausstellen von Rechnungen. Unternehmer müssen dagegen den Empfang einer elektronischen Rechnung bereits ab dem 01.01.2025 akzeptieren; die Ausstellung einer Papierrechnung kann dann nicht mehr verlangt werden.